Contact Pro il CRM integrato con Outlook
La sincronizzazione con Outlook 2007 e 2010 permette attraverso un'interfaccia utente semplice e che si adatta al modo di lavorare delle persone di soddisfare il dinamismo e la proattività degli utenti che hanno bisogno di strumenti di CRM a supporto al business in "mobilità".
A tal fine Contact Pro rappresenta la soluzione che massimizza l'efficacia dello sviluppo del business e del mantenimento dello stesso offrendo al venditore o al Contact Manager uno strumento con le seguenti caratteristiche:
- Utilizzo immediato: l'interfaccia di Microsoft Office Outlook 2007 e 2010 consente di utilizzare il sistema velocemente, con tempi di formazioni ridotti al minimo.
- Facilità d’uso: Contact Pro consente alle persone di creare flussi di lavoro e report senza l'assistenza del supporto tecnico. Gli utenti dispongono di strumenti basati su procedure guidate facili da utilizzare e gestire.
- Attenzione ai risultati: il venditore o il Contact Manager può prendere decisioni più consapevoli su come e dove investire tempo, denaro e risorse grazie alle nuove funzionalità di analisi dei dati, disponibili sia online che offline.
L’integrazione permette pertanto di lavorare con metodologia e in una interfaccia famigliare però su dati di un database di CRM e Marketing centralizzato: Anagrafiche, Contatti, Task, Interazioni, Appuntamenti, e-Mails.
Figura 1 - Architettura logica di integrazione.
Non si potrà mai rimanere senza dati. Con quest’integrazione le informazioni utili saranno sempre a portata di mano, senza perdere tempo per contattare l’ufficio o doversi annotare sbrigativamente le informazioni con il rischio che vengano dimenticate, perse o non siano complete.
Processi di business e Dati integrati
Contact Pro Plug In per Microsoft Outlook permette di sincronizzare i seguenti dati:
- Anagrafiche di Customer o Prospect. Un contatto di Outlook sarà inserito o associato ad una anagrafica del sistema di CRM.
- E-Mail. Le e-mail saranno memorizzate nel database del sistema e associate all’anagrafica di riferimento come interazione o contatto.
- Appuntamenti. Questa integrazione è validata per lo scenario senza MS Exchange.
Contact Pro Plug In per Microsoft Outlook permette inoltre di visualizzare tutte le interazioni avute sull’anagrafica e memorizzate nel database centrale di CRM attraverso una specifica view di rappresentazione.
Questi dati saranno pertanto scambiati e consolidati in una piattaforma di Marketing e Sales CRM centralizzato e distribuita su tutta l’azienda.
Figura 2 - Passi logici dell’integrazione dei dati da Outlook verso Contact Pro.
Modalità di integrazione
La sincronizzazione avviene in modalità asincrona e bidirezionale attraverso un meccanismo di associazione tra l’anagrafica del sistema di CRM e il database dei contatti di Microsoft Outlook.
Le Routing e Transaction Rules sono di seguito riassunte:
- Le anagrafiche o contatti generati in Outlook vengono caricati nel database del Contact Pro nell’area funzionale del Contact Manager senza nessuna assegnazione di portafoglio. Questo corrisponde a livello applicativo alle seguenti azioni:
- Generazione di una nuova anagrafica se non esistente (email address). L'anagrafica generata viene collegata al contatto Outlook.
- Associazione dell'anagrafica al contatto Outlook se già esistente e univoca.
- Le anagrafiche generate in Contact Pro non possono essere sincronizzate automaticamente verso il database di Microsoft Outlook.
Figura 3 - Configurazione delle regole di sincronizzazione
Modalità di applicazione
La sincronizzazione potrà avvenire sia con un Outlook configurato/collegato attraverso Microsoft Exchange sia con un Outlook basato su di un account SMTP. La disponibilità di Exchange permette in modalità nativa la gestione sincronizzata dell’agenda.
